Чтобы не потеряться в огромном количестве бумаг, неизбежно возникающих в деятельности любой компании, необходимо правильно организовать работу с документами. В большинстве случаев для этого нанимают специального сотрудника (архивариуса) либо обращаются в компанию, которая непосредственно специализируется на этом. Ведь если обучать этому основной коллектив, то дополнительные обязанности будут отнимать у сотрудников время, которое они могли бы посвятить основной работе. Организация архивной работы с документами на этом сайте осуществляется следующим образом:
На первом этапе все документы разбираются и сортируются по тем критериям, которые вам наиболее важны: отделам, сотрудникам, датам и т.п. Не переживайте, даже если ваши бумаги сейчас находятся в состоянии россыпи: профессиональные архивисты справятся и с этим. Затем осуществляется выделение к уничтожению тех документов, сроки хранения которых закончились. Хранить их уже не имеет смысла, это будет лишняя трата офисного пространства или денег, если бумаги вы храните в стороннем архиве. Вы можете выбрать один из трех способов уничтожения документов: шредирование, химическая обработка или сжигание. В любом случае сотрудники архивной компании обязаны гарантировать вам полную конфиденциальность. Документы, которые остаются на хранении, будут переплетены требуемым образом и организованы в четкую систему, в которой легко найти любую бумагу и так же просто добавить в нее новый документ.
Если работа с бумагами в вашей компании организована очень сложно, вам могут предложить услугу оптимизации документооборота. Еще одна услуга, которая популярна сегодня – создание электронного архива. Переведя документы в электронный вид, вы не только высвободите офисное пространство или будете экономить на хранении, но и внесете свой вклад в заботу об экологии. Кстати, если вам не безразлично будущее нашей планеты, то и для утилизации документов лучше выбирать шредирование, как наиболее экологичный способ.
Кроме того, такие компании могут предложить вам услугу архивного хранения. Это особенно актуально, если площадь вашего офиса ограничена, а бумаг много. В этом случае ваши бумаги будут находиться на складе, где соблюдаются все условия хранения, в специальным образом промаркированных коробах, и доступ к ним будут иметь только сотрудники, имеющие на это право. В случае необходимости – например, при визите налоговой или необходимости выдать справку сотруднику – любой документ доставят к вам в офис в минимальные сроки. Таким образом, обращение в архивную компанию делает вашу работу с документами проще и быстрее.